Job Description Summary

Administrative and Executive Support to 3 Executive Managers..
Impacts quality of own work and the work of others on the team. Focused on execution of standard enabling activities/provision of advice subject to policy and work routines within an enabling discipline. There may be some latitude to rearrange the sequence to complete task/duties based on changing situations.

Job Description

*** ENGLISH VERSION BELOW ***

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) - Assistant(e) Exécutif(ve), vous jouerez un rôle crucial en fournissant un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au responsable de l'approvisionnement exécutif et à d'autres leaders clés au sein de l'organisation. Vos responsabilités engloberont la gestion efficace du temps et de l'agenda, l'organisation d'événements et de réunions, ainsi que la gestion des activités de voyage et de logistique (T&L).

Responsabilités principales :

Gestion du temps et de l'agenda :

• Planifier et organiser le calendrier de votre responsable, en gérant les priorités pour assurer un agenda sans conflit.

• Proposer et coordonner des alternatives pour aider à la priorisation hebdomadaire des tâches.

• Anticiper les besoins et assurer la ponctualité, en gérant plusieurs tâches simultanément en fonction de leur importance et de leur coût.

• Accéder à la boîte mail de votre responsable et aider à répondre et à gérer certains sujets lorsque nécessaire, notamment pendant les périodes de voyage ou de congés.

• Soutenir votre responsable dans la gestion de soins personnels liés à ses activités et à son package (entretien de la voiture, bilans de santé annuels, etc.).

Organisation d'événements / réunions :

• Assister votre responsable et l'équipe achats globaux dans la préparation et l'organisation de réunions et d'événements mondiaux avec des parties prenantes internes et externes.

• Préparer et consolider des présentations pour votre responsable et l'équipe d'approvisionnement global.

• Collaborer avec vos pairs pour optimiser l'organisation, réduire les coûts et assurer la conformité aux règles internes.

• Comprendre les interactions achats et qualité fournisseurs, ainsi que la configuration régionale. Travailler en étroite collaboration avec les responsables régionaux de l'approvisionnement et de la qualité des fournisseurs pour accomplir vos tâches.

Soutien aux Directeurs exécutifs Achats, Finances et Ressources Humaines :

• Organiser et coordonner les activités de voyage et de logistique, y compris la réservation d'hôtels, la location de voitures et la coordination avec les équipes locales, les fournisseurs ou les clients pour garantir l'efficacité, le coût et la qualité des voyages.

• Gérer et soumettre en temps voulu les rapports complets des dépenses dans le système jusqu'à leur approbation finale.

Qualifications requises :

• Expérience dans le soutien à des fonctions de Direction Exécutive.

• Niveau de connaissances équivalent à un baccalauréat d'une université ou d'un collège accrédité (ou un diplôme d'études secondaires avec une expérience pertinente).

Caractéristiques souhaitées :

• Solides compétences en communication orale et écrite.

• Capacité à documenter, planifier, commercialiser et exécuter des programmes avec efficacité.

• Capacité à communiquer en anglais (écrit et parlé) avec différentes régions et s’adapter aux différents créneaux horaires

** ENGLISH VERSION **

Supporting the Executive Sourcing leader

Time & Agenda management:

• Plans schedule, manage priorities, keeping my manager’s calendar organized without conflict agenda. Propose & coordinate alternates that works to help prioritize on a weekly basis.

  Anticipating & ensuring timeliness the ability to handle multiple tasks depending on importance and costs

• Get access to my manager's mailbox and help reply & handle some topics when appropriate and during travel or vacation times

• Support my manager on personal cares linked to his band & package (car maintenance, health annual check,..)

Organize events / meetings:

• Supports my manager and Global sourcing team to attend and organize global meetings & events with internal and external stakeholders.

• Supports meetings in preparing and consolidating some presentation deck from my manager and within Global Sourcing team.

• Connect with your peers for optimizing organization and costs and compliance to internal rules.

• Understanding of key business & sourcing drivers, along with regional setup. Connect with regional sourcing & supplier quality leaders and peers to accomplish your work.

Supporting the Executive Sourcing, Financial & HR leaders

Organize T&L activities and report out:

• Help organize travels, hotel booking, car rental, coordinate with local teams or suppliers or clients for the good sake, cost and efficiency of the travel.

• Make the full and on time report out of expenses into the system till full approval.

Required Qualifications

• For roles outside of the USA- This role requires basic experience in the Sourcing & Executive Support. Knowledge level is comparable to a Bachelor's degree from an accredited university or college ( or a high school diploma with relevant experience).  

• For roles in USA - Bachelor's degree [in X discipline(s)] from an accredited university or college (or a high school diploma / GED with at least 6 years of experience in Job Family Group(s)/Function(s)).

Desired Characteristics

• Strong oral and written communication skills.  Ability to document, plan, market, and execute programs.